2.1 Proces delegování

2.1 Proces delegování
- je vnějším projevem řídícího působení řídícího systému ( vedoucího ) na řízený systém ( podřízeného )
- proces delegování předpokládá existenci následujících složek:
1. kompetence vedoucího pracovníka - představuje sféru působnosti ( fázový prostor ) vedoucího pracovníka a z toho vyplývající pravomoc
kompetence = sféra působnosti * pravomoc
2. vlastní proces delegování
- může mít charakter jednorázového nebo relativné trvalého pověření podřízených pracovníků určitými činnostmi
- má stránku: věcnou – je řešena otázka „komu“ a „co“ delegovat, předpokladem je dokonalá znalost podřízených pracovníků, hlavně jejich kvalifikačních předpokladů
formální – je řešena otázka „jak“ delegovat, předpokladem je znalost struktury osobnosti podřízených pracovníků

Předmětem procesu delegování jsou jednotlivé prvky:
1. jednotlivé činnosti – jednorázový charakter, delegovány formální cestou, vedoucí pracovníci si takto uvolňují prostor pro řešení zásadních otázek
2. úkoly - plní funkce organizačního systému, delegují se formální cestou, mají komplexnější a dlouhodobý charakter, vedoucí na nejvyšších stupních řízení si ponechávají pouze rozhodující část prvků rozhodovacího procesu a zbytek delegují podřízeným – na každém stupni řízení
3. oblast rozhodování - relativné trvalý charakter, zahrnují činnosti a úkoly, které nelze specifikovat jednorázově nebo z důvodu vzájemné podmíněnosti
4. pravomoc – souhrn práva a moci k plnění delegovaných činností, úkolů a oblastní rozhodování, formální charakter, deleguje se shora dolů, má být delegována současné s činnostmi a úkoly a rozhodovacími oblastmi, a to v takové míra, aby bylo možné jejich splnění
Všechny prvky se delegují formální cestou shora dolů ( šéf – podřízený ), vymezují míru volnosti rozhodování jednotlivých stupňů řízení.
3. odpovědnost – vzniká v procesu delegování a je nedelegovatelná, tzn. že každý vedoucí pracovník je odpovědný za všechny jemu svěřené úkoly, činnosti a oblasti rozhodování, i když některé delegoval podřízeným. Odpovědnosti se nemohu zbavit. Každý vedoucí je zodpovědný nejen za svou práci, ale i za práci svých podřízených.
4. zastupitelnost – zabezpečující spolehlivost chování, zálohové prvky v podobě zástupců
5. formální náležitosti – podpisové právo, razítka, …..

Podmínky úspěšného delegování:
1. dobrá znalost podřízených – jejich kvalifikace ( komu a co delegovat ), schopnosti a osobnost ( charakterové vlastnosti - jak delegovat ), to umožňuje delegovat podřízeným pouze ty prvky, které jsou schopni splnit
2. ochota vedoucích pracovníků delegovat pravomoc podřízeným – vedoucí pracovník se má snažit, aby náplní jeho práce bylo řešení zásadních otázek a ostatní činnosti, úkoly a oblastí rozhodování má delegovat na podřízené, musí existovat také ochota podřízených delegované prvky přijímat
3. důvěra ve spolupracovníky – podmiňuje vznik dobrého pracovního prostředí
4. kontrola podřízených


Metoda určení úrovně procesu delegování:
- podstatou je stanovení normativních stavů činností vedoucích pracovníků na základě formálně delegovaných úkolů a pravomocí a jejich srovnání se skutečným stavem
- využívá se princip stanovení koncepčních a operativních činnosti vedoucích pracovníků na jednotlivých stupních řízení – liší se především charakterem činnosti vedoucích pracovníků

Rozsah Koncepční
řídící činnost
struktury
Operativní
činnost

Struktura činnosti

Koncepční činnost – zahrnuje vytváření rámcových koncepcí určujících směr rozvoje daného podniku ( zpracování strategií, podnikatelských záměrů, marketingová činnost, …)
Operativní činnost – bezprostřední řízení transformačního procesu

Podíl koncepční činnosti je tím vyšší, čím vyšší stupeň řízení vedoucí pracovník zaujímá. Podíl koncepční činnosti je funkcí hierarchického postavení vedoucích pracovníků v řídící struktuře. Je funkcí míry volnosti rozhodování, která roste od nejnižšího stupně řízení až po nejvyšší. Pro určení poměru koncepční a operativní činnosti je nutno předpokládat, že :
- činnost každého vedoucího pracovníka je tvořena pouze těmito dvěma druhy činnosti o různém jejich poměru: %KČ + % OČ = 100
- tento celek je na všech stupních řízení přibližně kvantitativně stejný,
- vedoucí pracovníci zaujímají z hlediska nadřízenosti a podřízenosti funkční místa a to ve stejných proporcíchjak je jejich míra volnosti rozhodování
- veškerá řídící činnost na nejnižším stupní řízení je operativní, proto můžeme odvodit podíl operativní činnost v závislosti na míře volnosti vedoucího pracovníka zjišťovaného řídícího stupně:
MV 1 K
% OČ = 100 – k * * (MVz-MVn), kde k =
MV1 – MVn 100

K = procento koncepční činnosti vedoucího pracovníka na nejvyšším stupni řízení
MV1 = míra volnosti na nejvyšším stupni řízení
MVz = míra volnosti na zjišťovaném stupni řízení
MVn = míra volnosti na nejnižším stupni řízení

Pro praktické využití této orientační metody je nutno určit:
A, míru volnosti rozhodování jednotlivých pracovníků – je možno určit ze souboru prvků rozhodovacího procesu, o kterých rozhoduje sledovaný vedoucí pracovník
B, procento koncepční činnost vedoucích pracovníků na nejvyšších stupni řízení – je možno získat pomocí časových snímků jeho pracovního dne, dále je možno odvodit vztah pro zjištění skuteční míry volnosti vedoucích na jednotlivých stupních řízení v závislosti na jejich skutečné struktuře činnosti.

(%KČ)z * (MV1 – MVn)
MZv = + MVn
( % KČ )1

(%KČ)z = podíl koncepční činnost zjišťovaného vedoucího v %
(%KČ)1=podíl koncepční činnost vedoucího prac. na nejvyšším stupni řízení v %
MV1 = míra volnosti vedoucího pracovníka na nejvyšším stupni v %
MVn = míra volnosti vedoucího pracovníka ne nejnižším stupni v %

Uvedené vztahy nám umožňují analyzovat řídící unést vedoucích pracovníků ze dvou hledisek. Jednak lze zjistit modelový vztah proporcí koncepční a operativní činnost sledovaného pracovníka a na základě srovnání se skutečností pak hledat možné příčiny v rozdílu delegování úkolů, pravomoci a jejich využívání.
Jednat lze na základě uvedené skutečné struktury času usuzovat na skutečnou míru volnosti vedoucích pracovníků a srovnat ji s formálně přidělenou a hledat stejné příčiny.